견적송장(PI)과 상업송장(CI), 두 장은 시점이 다릅니다

프로포마 인보이스는 앞으로의 거래를, 상업송장은 확정된 선적을 적습니다. 발행 시점·값의 근거·제출처를 축으로 나누고, 두 장을 바꿔 쓰면 어느 칸이 어긋나는지 정리했습니다.

창고 통로를 사이에 두고 앞쪽에는 아직 비어 있는 파렛트가, 뒤쪽에는 랩 포장이 끝나 출하를 기다리는 화물이 놓인 장면 — 같은 화물의 두 시점입니다. 서류도 같은 방식으로 나뉩니다.

수출자가 한 거래에서 인보이스를 만드는 시점은 보통 두 번입니다. 한 번은 배가 뜨기 한참 전, 아직 오더가 확정되지 않았을 때입니다. 또 한 번은 실을 물량이 확정되어 선적 준비가 끝났을 때입니다.

앞의 것이 견적송장(Proforma Invoice, PI), 뒤의 것이 상업송장(Commercial Invoice, CI)입니다. PI는 아직 하지 않은 거래를, CI는 이미 확정된 선적을 적습니다. 두 장 사이에는 오더 확정이 놓여 있습니다.

제안을 적는 장, 사실을 적는 장

PI에 적힌 수량과 금액은 아직 일어나지 않은 일이고, 유효기간이 함께 적히기도 합니다. CI에 적힌 값은 이미 확정된 일이라 통관 신고와 대금 결제의 근거가 됩니다. 칸을 채우는 기준은 상업송장 작성법에 있습니다.

세 개의 축으로 나눠 보면

발행 시점 — PI는 계약·견적 단계에서, CI는 선적 물량이 확정된 뒤에 나갑니다.
값의 근거 — PI는 합의하려는 조건을, CI는 실제 실은 수량·중량·금액을 적습니다.
어디에 제출되나 — PI는 사내 결재·선급금 송금·신용장 개설 신청에, CI는 수입신고와 은행 제출 묶음에 들어갑니다.

견적송장(PI)과 상업송장(CI)을 세 개의 축으로 나눈 비교표. 발행 시점은 PI가 계약·견적 단계, CI가 선적 물량이 확정된 뒤. 값의 근거는 PI가 합의하려는 조건, CI가 실제 실은 수량·중량·금액. 어디에 제출되나는 PI가 선급금 송금·신용장 개설 신청, CI가 수입신고·은행 제출 묶음. — 오더 확정을 사이에 두고 갈립니다 — 발행 시점 · 값의 근거 · 제출처

지금 필요한 건 제안인가, 기록인가

질문 하나로 좁혀집니다. 이 서류가 근거가 될 일이 물량 확정 전에 있는가, 그 뒤에 있는가.

바이어가 사내 구매 결재를 올린다 — PI. 품목·금액·조건과 유효기간이 적힌 문서가 필요합니다.
선급금을 송금하거나 신용장을 개설한다 — PI. 송금 때는 지급 사유를 확인할 증빙으로, 개설 때는 조건을 확정할 근거로 은행이 요구하는 경우가 많습니다. 방식별 차이는 결제 방식과 선적서류의 흐름에 있습니다.
화물을 실었고 통관을 해야 한다 — CI. 실제 선적 내역이 담긴 송장이 필요하고, 은행 제출 묶음에도 들어갑니다.

지금 만들 서류가 PI인지 CI인지 가리는 세 가지 상황을 번호로 나열한 카드. 1. 바이어가 사내 구매 결재를 올린다 — PI. 2. 선급금을 송금하거나 신용장을 개설한다 — PI. 3. 화물을 실었고 통관을 해야 한다 — CI. — 이 서류가 근거가 될 일이 물량 확정 전에 있는가, 그 뒤에 있는가

고쳐 쓴 파일에 남는 값들

일본 공급처에서 받은 PI에는 포장기용 서보모터 180 EA, JPY 4,860,000이 적혀 있었습니다. 생산이 밀려 12 EA가 다음 선적으로 넘어갔고, 실제로 실린 것은 168 EA, JPY 4,536,000입니다.

이 실수 자체는 무역 서류에서 가장 흔한 실수에 있습니다. 여기서 볼 것은 그다음입니다. 고쳐 적은 뒤에도 견적 값은 어디에 남는가.

남은 값은 신용장 거래라면 은행 서류심사에서 하자로 잡히고, 통관에서는 서류제출대상으로 선별될 때 드러납니다.

합계 금액 — 수량만 168 EA로 고치고 총액은 JPY 4,860,000이 그대로 남습니다.
유효기간·견적 조건 문구 — 확정 송장에 있을 이유가 없는데 따라옵니다.
총중량·포장 개수 — 견적 때 잡은 추정값이 남아 포장명세서·운송서류와 갈립니다.

PI 파일을 고쳐 CI로 쓸 때 남는 값을 점검하는 체크리스트. 합계 금액이 수량만 고쳐지고 총액은 그대로 남았는지, 유효기간·견적 조건 문구가 확정 송장에 따라오지 않았는지, 총중량·포장 개수가 견적 때 잡은 추정값으로 남지 않았는지 확인한다. — 고쳐 적은 파일에는 손대지 않은 칸이 남습니다 — 총액·유효기간·총중량 순으로 확인

은행이 PI를 받는 단계는 한 곳입니다

신용장 거래에서 PI는 개설 신청 단계에 등장하고, 개설이 끝난 뒤 선적서류로 제출하는 것은 CI입니다. 조건변경을 신청할 때 그 서류를 다시 낼 수도 있지만, 그 역시 선적서류 제출은 아닙니다.

그럼 제목만 바꿔서 내면 어떻게 될까요. 신용장 서류심사 기준(ISBP 745) C1(a)는 신용장이 요구하는 송장에 'provisional'이나 'pro-forma' 같은 표시를 붙여서는 안 된다고 정합니다. ICC 은행위원회는 2023년 기술자문 브리핑(No. 7)에서 신용장이 그런 송장을 명확히 허용한 경우만 예외라고 부연했습니다. 제목 한 단어가 하자 사유입니다.

통관도 같은 이유로 갈립니다. 「수입통관 사무처리에 관한 고시」는 서류제출대상으로 선별된 수입신고에 송품장(상업송장을 부르는 고시 용어) 제출을 요구합니다. 대부분의 신고는 서류를 내지 않지만, 선별된 건에 PI를 넣을 근거는 고시에 없어 일반적으로 보완 요청을 받게 됩니다.

두 장이 어긋나는 순간

어긋남은 제출할 때가 아니라 만들 때 생깁니다. 앞의 장을 열어 고치면 손대지 않은 칸이 남습니다.

두 장이 서류항의 같은 선적건에 남아 있으면, 제출 묶음에 무엇을 넣을지 되짚을 일이 없습니다.

안내

이 글은 일반적인 실무 설명입니다. 요구되는 서류의 종류와 형태는 거래 조건·수입국·거래 은행에 따라 다를 수 있으니, 개별 건은 관세사 또는 거래 은행에 확인하시기 바랍니다.

참고한 공식 자료

국제상업회의소(ICC) — 국제표준은행관행 ISBP 745, Section C 'Invoices' C1(a) 송장의 명칭 (ICC Publication No. 745)
국제상업회의소(ICC) 은행위원회 — Technical Advisory Briefing No. 7, 'Title of Invoice' (2023-07-06)
국가법령정보센터 — 수입통관 사무처리에 관한 고시 제13조·제15조 제1항 제1호 (law.go.kr)
관세청 — 관세행정 > 수출입통관 > 수입 통관 (customs.go.kr)